個人和/或室內協作系統是功能強大的工具，可以讓分隔兩地的人們像待在同一個地方的人那樣一起工作。不幸的是，如果不遵循設計和/或操作的一些基本規(guī)則，用戶體驗就會比較糟糕。我們已經列出設計，安裝和使用這些系統時最容易被忽略的（但很重要）九個忠告。

一、室內攝像機的放置需與參與者的眼睛齊平

有效的視頻會議實踐需要將攝像頭放在盡可能靠近參與者眼睛齊平的位置。在一個典型的視頻會議室中，與會者就座，理想的攝像頭是置于離地面132厘米的距離。現場條件有時需要室內設計師稍微偏高或偏低，利于系統的布置，但一些視頻會議室里攝像頭高懸放置真是慘不忍睹。

二、網絡攝像頭沒有，也永遠不會是好的室內攝像頭

許多制造商已經把桌面PC軟件應用到會議室，拍拍他們的網絡攝像頭，并把它們稱作視頻會議室系統。也許他們正在使用良好的網絡攝像頭。也許它們是花錢能買到好攝像頭。也許他們甚至決定為其設備配備兩個網絡攝像頭。但不管怎樣，它并不適合視頻會議室。原因很簡單，就是網絡攝像頭通常用于捕捉距離10到18英寸遠的人物圖像，而對于室內并不合適。

三、會議室需要有簡單、連續(xù)的名稱，而不是那些代表當地的景點或榮譽的人或地方

正確的會議室名稱都是簡單的，無論傳統的辦公室布局或現代開放式的布局。開始在一個角落以樓號和字母A開始，然后再順時針記錄字母。當用戶發(fā)現自己在12D室，他們知道12C是左側，12E是右側。不需要地圖或記憶技巧。

四、室內控制系統面板不需要顯示公司的標志或有任何其他自定義編程

想想典型的室內UI。把這種情況與操作電梯對比，如果我們需要向每個新員工提供培訓，以便他們知道如何使用電梯，你能想象這將會怎樣嗎？如果每個電梯控制面板上顯示公司的標志，且如果公司的標志改變了需要被重新編程，那又會怎樣呢？

五、它們是麥克風，不是什么奇跡。他們將吸收最近的聲源

我們不能一開始就告訴你我們參觀了多少視聽室間，那里的客戶都抱怨遠程端的音頻較差。大多數時候，原因是麥克風的擺放位置很荒謬。在惡劣的例子（見下文）之一，集成商把麥克風粘在大型會議室的側壁。比較常見的（但同樣可笑，如果你做數學題）是看到天花板上的麥克風更接近通風口，而不是講話的人。不確定這是否由不太了解或是不太在意的人完成的，但無論哪種方式，人們都無法忍受這種體驗。如果你希望麥克風正常發(fā)聲，那么會議室的麥克風必須貼近演講者。

六、知道你的樣子，確保位于攝像頭的拍攝范圍內

幾年前，開始流行省略或不使用視頻系統的“自我觀”。餿主意。雖然看自己我可能會分散注意力（尤其是如果參與者是不自然的），但總比其他地方的人只看到你的縮影要強，你還不如用一個糟糕的攝像頭好了。在會議開始之前，確保你位于攝像頭的可視范圍內。否則，視頻會議就毫無意義了。

七、不要分心，如果的確有噪音，那就使用靜音按鈕

聽別人吃東西的聲音，隨手放文件或談話的聲音時，而同時試圖要注意正在說話的人是可怕的經歷。所有聲音都與說話者發(fā)出的聲音音量相同。如果有人午餐時候給我們高歌一曲，那么要做很多沒必要的工作試圖專注于演示文稿，不要成為那樣的人。

八、嵌入式PC/平板電腦/智能手機的攝像頭必須保持靜止

如果可以使用筆記本電腦/平板電腦或其他便攜式設備參加視頻會議實在是太好了，但便攜意味著你可以隨身攜帶以應對你的需要，這并不意味著你可以像攝影師那般隨身攜帶。人們往往忘記，在另一端的人試圖專注于談話，而不是讓他們分心的風景和地震。所以每次你拿起你的筆記本電腦走入另一個會議室，記住電話會議上的每個人會被你過山車式的模擬搞得頭暈目眩。

九、個人視頻會議使用頭戴式耳機

這似乎是顯而易見的，但沒有人愿意聽到您的會議，不是在另一個辦公室的同事，不是你在家工作時隔壁房間的家人，更不是家里的狗狗。真正好的頭戴式耳機，大約一百塊錢，可用于手機、PC和平板電腦。

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